Webcast interne : le formulaire d’inscription est-il toujours la meilleure solution ?

Le webcast rime-t-il forcément avec formulaire d’inscription ? Pas si sûr ! Si cette option est souvent utilisée, elle n’est pas toujours la plus adaptée à vos enjeux. Que vous cherchiez à renforcer la sécurité de votre événement, à collecter des données précieuses sur vos participants ou simplement à faciliter leur accès, d’autres solutions existent. On vous dit tout dans cet article.

Vous connaissez cette sensation désagréable de devoir jongler entre différents mots de passe et identifiants ? Vos collaborateurs aussi ! Et c’est encore plus frustrant lorsqu’il s’agit de participer à un webcast interne, qu’il s’agisse d’une réunion d’information ou de vœux de fin d’année. Heureusement, il existe une solution pour transformer cette expérience en un véritable jeu d’enfant : le Single Sign-On (SSO).

Le SSO c’est comme un laissez-passer universel pour vos collaborateurs. Une fois connectés à leur session de travail habituelle (par exemple, leur compte intranet ou Microsoft), ils peuvent accéder à toutes les plateformes liées, sans avoir à se ré-authentifier. C’est comme si vous aviez une seule clé pour ouvrir plusieurs portes.

Le parcours utilisateur est simple et fluide. Vos collaborateurs rejoignent votre webcast en un seul clic, depuis leur environnement de travail habituel.

Votre DSI est rassuré puisque la confidentialité des données reste intacte : la base de données des utilisateurs reste chez vous et n’est pas transmise au prestataire du webcast.

Les utilisateurs sont identifiés, ce qui permet de suivre précisément la participation à votre webcast. Vous pouvez ainsi savoir qui a assisté à l’événement, combien de temps ils sont restés connectés, etc. Ces données précieuses vous aideront à évaluer l’impact de votre webcast et à l’améliorer pour les prochaines éditions.

Vous vous apprêtez à partager des informations stratégiques lors de votre webcast interne ? Une réunion du comité de direction, une présentation des résultats financiers, un projet sensible en cours de développement… Dans ces cas-là, la confidentialité est primordiale. Il est crucial de protéger les données sensibles de votre entreprise et d’éviter toute fuite d’information.

Deux solutions s’offrent à vous :

• La restriction par adresse IP : C’est l’option la plus sécurisée. En limitant l’accès aux adresses IP de votre entreprise, vous vous assurez que seules les personnes connectées depuis vos locaux ou via votre VPN puissent accéder au webcast. Toutefois, cette solution peut être complexe à mettre en place, notamment pour les grandes entreprises aux multiples adresses IP.
• Le lien référent : Cette solution offre un excellent compromis entre sécurité et simplicité de mise en œuvre. Votre DSI fournit un lien unique à partir duquel les participants pourront accéder au webcast. Seule cette source de trafic sera autorisée, garantissant ainsi un haut niveau de confidentialité. Si le lien est partagé en dehors des canaux autorisés, le participant sera bloqué. Il est également possible d’affiner la restriction en autorisant uniquement une adresse IP spécifique ou un nom de domaine.

Si la sécurité est votre priorité absolue et que vous disposez des ressources techniques nécessaires, la restriction par adresse IP est la solution la plus robuste. Cependant, si vous recherchez une solution simple à mettre en place tout en garantissant un niveau de confidentialité élevé, le lien référent est une excellente alternative.

Connaître votre audience peut s’avérer essentiel. En comprenant qui sont vos participants, et quelles sont leurs attentes, vous pourrez adapter votre contenu et votre communication pour maximiser l’impact de votre événement. Mais comment collecter ces précieuses informations ?

Privilégiez un formulaire de profilage court et ciblé, à remplir directement le jour J, juste avant le début du webcast. C’est une alternative efficace aux formulaires d’inscription plus longs, qui permet de recueillir des informations essentielles sur vos participants tout en facilitant leur accès à l’événement.

Le formulaire de profilage vous permet de collecter des données qualitatives précieuses sur votre audience, d’adapter votre contenu en temps réel et d’améliorer vos webcasts futurs, tout en offrant une expérience d’accès fluide à vos collaborateurs.

À la différence des liens autologins ou du SSO qui récoltent principalement des données quantitatives (temps de connexion, nombre de participants…), le formulaire de profilage vous permet d’obtenir des informations plus précises sur vos participants, telles que leur fonction, leur service ou leurs attentes vis-à-vis du webcast. Ces données qualitatives sont indispensables pour personnaliser votre communication et mesurer l’impact réel de votre événement.

Si le formulaire d’inscription n’est pas toujours la solution idéale pour tous les webcasts internes, il reste un outil incontournable dans certains cas, notamment lorsque l’organisation est primordiale.

En effet, lorsque vous proposez plusieurs activités en parallèle, comme des ateliers thématiques ou des tables rondes, il est essentiel de pouvoir gérer les inscriptions et de s’assurer que chaque activité se déroule sans accroc.

Dans ce contexte, le formulaire d’inscription devient votre meilleur allié. Il vous permet de :

• Gérer les inscriptions : Les participants peuvent s’inscrire de manière centralisée, en choisissant notamment l’atelier qui les intéresse. Vous évitez ainsi les listes d’inscription manuelles, parfois difficiles à gérer.
• Communiquer avec les participants : En récoltant leurs adresses e-mail, vous pouvez leur envoyer des rappels, des informations pratiques ou des supports complémentaires avant et après le webcast.
• Mesurer l’intérêt pour chaque activité : Le nombre d’inscrits par atelier vous donne une idée de l’engouement suscité par chaque thème et vous permet d’ajuster votre programmation et la logistique en conséquence.

Si vous proposez des ateliers avec un nombre de places limité, le formulaire d’inscription peut être complété par une fonctionnalité de jauge. Cela permet aux participants de choisir l’atelier qui les intéresse tout en visualisant le nombre de places restantes en temps réel. Vous évitez ainsi les surréservations et garantissez une meilleure organisation de votre événement.

Pourquoi faire compliqué quand on peut faire simple ? Pour certains webcasts internes, comme une réunion d’équipe informelle ou une séance de questions-réponse, la priorité est de faciliter l’accès au maximum. L’objectif ? Que vos collaborateurs puissent rejoindre le webcast en un clin d’œil, sans se perdre dans des procédures complexes.

3 solutions pour un accès express :

1. Lien autologin : Vous envoyez un lien unique et personnel par email ou via votre outil de communication interne (Slack, Teams…). Vos collaborateurs n’ont qu’à cliquer dessus pour rejoindre instantanément le webcast, sans avoir à saisir de mot de passe ou à créer un compte. Il suffit de fournir votre base de données à votre prestataire en amont, pour générer un lien pour chaque participant et le tour est joué.
2. QR code (avec plateforme en accès libre) : Idéal pour les événements informels ou les webcasts qui ne contiennent pas d’informations confidentielles. Diffusez un QR code aux participants pour qu’ils le scanne avec leur smartphone pour accéder directement au webcast. Simple, rapide et ludique !
3. Code d’accès : Un peu plus sécurisé que le QR code, le code d’accès offre un niveau de contrôle supplémentaire. Vous communiquez un code court et facile à retenir (par exemple, le nom de votre entreprise ou un mot clé lié à l’événement) que les participants devront saisir pour rejoindre le webcast.

Ces trois solutions favorisent la participation et l’engagement de vos collaborateurs. De quoi faire de votre événement un véritable succès !

En conclusion, il existe une multitude de solutions pour gérer les accès à votre webcast interne. Le choix du mode d’accès dépendra de vos besoins spécifiques : sécurité, confidentialité, collecte de données, organisation ou simplicité d’accès.

Que vous optiez pour le SSO, le formulaire de profilage, l’inscription avec jauge ou le QR code, l’essentiel est de choisir la solution qui répondra le mieux à vos enjeux et qui offrira la meilleure expérience à vos collaborateurs.

N’hésitez pas à expérimenter différentes options et à recueillir les feedbacks de vos participants pour affiner votre stratégie et organiser des webcasts internes toujours plus réussis !