Adopter l’événement hybride pour répondre aux défis de la communication d’entreprise
Si l’événement digital a connu son heure de gloire ces dernières années, la tendance s’inverse !
Après ce temps où l’on misait sur la présence du public en ligne, notamment avec la période Covid, on ne peut que constater que l’audience veut toujours plus d’interactivité en présentiel.
Pourtant, les organisateurs et chargés de communication ont du mal à y retourner… 😬
Pourquoi ? On regarde tout de suite les freins rencontrés par les entreprises qui veulent organiser un événement physique, avant d’explorer LA solution à adopter.
Prenez place, ça va commencer ! 👀
De l’event présentiel au format hybride : la mutation du secteur événementiel
Pour rappel, l’événement en présentiel est un rassemblement physique entre public et intervenants autour d’un objectif déterminé par l’entreprise organisatrice.
Force est de reconnaître que la crise sanitaire est venue mettre aux oubliettes ce type d’event.
Maintenant que tout est revenu à la normale, quid de l’organisation d’événements en présentiel ? Ça fait couac. 😮
Pour autant, professionnels et particuliers sont bel et bien en attente de lien humain.
Alors, que faire ? Comment répondre aux besoins des professionnels et aux attentes des invités ? Pour quel format d’événement opter ? Comment maximiser l’interactivité sans risquer le no show ?
La réponse est presque évidente : mixer les formats de communication, c’est là que l’événement hybride se présente comme une alternative de choix. 🆒
L’événement hybride à mi-chemin entre l’event en salle et l’event digital
Si le contexte de ces dernières années nous l’a fait oublier, le public veut encore et toujours du lien humain, pour ne pas dire plus que jamais.
Et chez LiveE on peut vous le confirmer, la demande est au rendez-vous ! 🔥
Votre mission ? Savoir attirer votre cible et la convaincre de participer à vos événements.
L’idée est de remettre de l’interactivité au cœur de vos événements au lieu de miser sur l’event digital comme première solution.
On sait, vous fuyez les annulations de dernière minute comme la peste (et vous avez bien raison), et pourtant, votre public est friand de la rencontre en salle.
C’est là qu’organiser un événement hybride se présente comme une solution de choix pour votre entreprise.
C’est quoi le format hybride en événementiel ?
L’event hybride, kesako ? C’est le mode de communication à mi-chemin entre le présentiel et le distanciel.
Idéal pour répondre à la demande face à l’essor du présentiel, c’est aussi le bon format pour maximiser la présence des invités et minimiser le no show. 🔝
Concrètement, une partie de l’audience est face aux intervenants, pendant que le reste est connecté grâce à un outil digital (PC, smartphone ou tablette).
Et ça fonctionne aussi quand tous les intervenants ne peuvent pas se réunir au même endroit ! Certains sont sur scène pendant que d’autres apparaissent à l’écran.
Si on devait le résumer en une seule phrase, on dirait que c’est le format de communication qui permet de transformer une contrainte en opportunité. 🏆
Pourquoi organiser un événement hybride ? Les atouts pour votre entreprise
L’atout incontournable, ce sont vos performances autour de l’event ! Eh oui, qui dit événement hybride dit meilleur reach. 📈
Tout simplement car la participation en réel + en digital permet d’élargir l’audience et de maximiser sa présence.
Et ce n’est pas tout !
Numériser un event, c’est aussi favoriser l’interactivité avec l’auditoire, et ça change tout. 🤩
En fait, l’utilisation d’outils digitaux permet plus d’échanges avec le public ainsi qu’une meilleure implication des participants. Convivialité et proximité sont à la clé, même pour celui qui est derrière son écran.
C’est quand le participant se sent comme s’il était au cœur de la salle que la mission d’offrir une expérience immersive est réussie.
Côté RSE, c’est l’occasion de faire un geste pour la planète en réduisant l’impact carbone de l’événement, un plus à ne pas négliger et une belle opportunité pour votre entreprise de s’engager pour un monde plus vert tout en sensibilisant l’auditoire.
Mais revenons-en au but premier avec les outils à utiliser pour offrir la même expérience interactive au public présentiel et distanciel. 🤝
Comment être interactif lors d’un event hybride ? Les meilleurs outils à utiliser !
Des événements partiellement physiques oui, mais des événements connectés ! Mettre le digital au service de l’IRL, c’est possible en utilisant les bonnes solutions.
Pour animer l’audience, vous devez créer des points de contact numériques qui suscitent l’intérêt et qui permettent de s’engager auprès du public.
On pense ici à des solutions pensées pour supprimer la barrière entre le réel et le digital afin de créer de la proximité.
Et quand le public est hétérogène, c’est aussi l’occasion de briser la glace entre les différentes personnes, à l’exemple de catégories socioprofessionnelles distinctes ou de niveaux hiérarchiques différents.
L’une des animations efficaces, c’est le vote par SMS ou via webapp. 📱
On a tous un smartphone au bout des doigts, alors autant en profiter pendant votre événement ! L’idée est d’augmenter l’engagement du public en l’invitant à participer activement. Sondage, quiz, concours ou encore avis, cette solution interactive est idéale pour une animation réussie.
On peut aussi utiliser le mur photo, un outil de choix pour gamifier un event hybride. Les participants prennent des photos en live et diffusent des moments en groupe ou des selfies avec le reste de l’audience qui peut commenter ou liker, et c’est un excellent moyen de créer du lien.
Pendant que Mr V partage l’ambiance dans la salle, Mme C participe avec une photo du lieu où elle se trouve, à la manière d’échanges sur un réseau social. 🤳
Ludique et original, cet outil de communication se présente comme un ice breaker entre des personnes qui ne se connaissent pas. L’objectif est de créer une ambiance conviviale et dynamique pour tous, et pourquoi pas même de renforcer les liens.
D’autres solutions comme la session questions-réponses sont disponibles pour faire le pont entre le lieu physique et les internautes, l’idée étant de choisir en fonction de vos besoins et de vos objectifs.
C’est exactement ce qu’on propose chez LiveE, et on regarde tout de suite ce que ça donne. 🤓
L’event hybride, ça donne quoi ? À la découverte d’un cas d’étude performant
C’est l’histoire de Sanoflore et du lancement de sa nouvelle gamme de produits.
L’objectif de l’entreprise est de réunir un maximum de participants et de maximiser l’interactivité.
La solution Livee : l’organisation d’un événement hybride avec la mise en place d’une web app dédiée pour capter l’ensemble de l’audience.
Post-évènement, on dénombre pas moins de 1 300 internautes participant en distanciel et 500 personnes présentes en salle, un franc succès ! 🚀
Si l’entreprise s’était limitée à organiser un event 100 % présentiel, elle aurait fait l’impasse sur des milliers de personnes… Et le constat aurait pu être le même avec un événement digital qui aurait privé 500 personnes de la découverte des nouveaux produits Sanoflore.
Ce qu’il faut retenir : les events en salle sont de retour sur le devant de la scène, mais profiter des atouts de la digitalisation est capital pour les chargés de communication.
Et quoi de mieux que l’événement hybride pour réunir le meilleur du présentiel et du distanciel ? Rien, on est d’accord !
