Bénéficiez des atouts de l’IA pour l’organisation d’événements

Aujourd’hui, zoom sur l’application de l’intelligence artificielle à l’évènementiel, un créneau à prendre pour les chargés de communication !

Vous avez connu la transition digitale qui a changé les règles du secteur, c’est autour de l’IA de transformer votre façon de planifier, organiser et gérer vos évènements. L’objectif ? Faciliter votre travail et maximiser votre productivité.

Pour vous accompagner face à cette révolution, on vous montre comment utiliser la puissance des algorithmes à votre avantage et on partage 4 IA à utiliser dès maintenant.

Restez connecté, ça commence maintenant !

En tant que chargé de communication, vous ne savez que trop bien l’investissement nécessaire pour organiser un événement externe ou interne à votre entreprise, et clairement, ça prend du temps.

De la gestion des prestataires aux invitations des convives, en passant par l’organisation de la trame du projet, on aurait parfois besoin de 8 bras et 2 cerveaux pour gagner en efficacité.

C’est vrai, ce serait bien de pouvoir gagner du temps et de faciliter votre travail d’organisateur évènementiel, non ?

Spoiler alert, c’est possible ! Oui, vous avez bien lu, faciliter la gestion de vos évènements est possible et vous pouvez d’ores et déjà remercier l’intelligence artificielle, celle qu’on appelle plus communément l’IA.

Séminaires, soirées, réunions, webinars, conférences, animations professionnelles, roadshow, colloques, inaugurations ou encore lancements de produits, les fonctionnalités de l’IA vous accompagnent sur tous les types d’événements autour de l’entreprise.

Chez LiveE, on pense que l’intelligence artificielle a toute sa place dans l’organisation d’un évènement hybride, virtuel ou en présentiel, et pour cause, elle joue le rôle de l’assistant dont vous avez besoin.

Et si les intelligences artificielles permettent de gagner en efficacité et en temps, elles s’avèrent être un véritable soutien pour les chargés de projet qui font face aux réductions de budget.

Pour autant, rassurez-vous, l’IA ne remplace pas la valeur ajoutée que vous apportez au sein de votre entreprise. Vos connaissances, votre créativité et votre expérience sont irremplaçables, le pôle évènementiel aura toujours besoin du travail réalisé par l’humain.

La clé pour réussir l’exploitation d’une IA, c’est de rédiger le bon prompt, celui avec les informations clés comme :

• Les contraintes et limites pour réaliser le projet (budget, temps, etc.)
• Le type d’événement souhaité (hybride, en présentiel, à distance)
• Les informations sur le public visé (particuliers/professionnels)
• Les besoins de l’entreprise
• Les objectifs attendus

Vous l’aurez compris, les bénéfices de l’utilisation de l’IA dans l’événementiel existent lorsqu’il y a association entre votre expertise et les connaissances apportées par l’outil exploité.

Ça vous donne envie d’essayer ? On vous comprend, c’est tentant, c’est pourquoi on partage avec vous des IA à utiliser dès maintenant pour être opérationnel sur votre prochain event.

À vous de jouer, c’est à votre tour d’améliorer la productivité du pôle évènementiel de votre entreprise grâce à l’IA !

Incontournable, ChatGPT se veut être un assistant de choix pour planifier tous vos évènements ! Posez-lui toutes vos questions et obtenez de précieuses informations en un temps record.

Dans la même lignée, Jasper AI est performant pour créer tous vos contenus textuels, sur base d’un template ou en suivant vos consignes précises, c’est un allié de taille pour rédiger simplement et rapidement.

Que vous soyez à la recherche d’un intervenant spécialisé, que vous ayez besoin de créer un sondage pour les participants à l’évènement ou d’élaborer un support de communication, ChatGPT répond à toutes vos demandes.

Et si GPT est un excellent assistant de production, c’est également un outil à utiliser pour analyser des données, organiser votre planning ou gérer le budget disponible pour réaliser le projet.

Profitez de la puissance de ces outils, ne perdez plus de temps à réaliser le roadbook de votre event, à définir le nombre de pax ou encore à prévoir le catering des équipes.

Si produire des textes est capital dans le secteur évènementiel, générer des visuels est tout autant indispensable, c’est pourquoi une IA comme Dall-E s’avère particulièrement intéressante.

Avec une requête textuelle, l’outil peut générer l’image de votre choix et/ou réaliser des modifications relativement réalistes sur vos visuels.

Et si vous avez seulement besoin d’inspiration à partir d’images déjà existantes avant de vous lancer dans la réalisation de vos propres images, Dall-E est aussi l’outil qu’il vous faut.

Il faut le reconnaître, concevoir des illustrations ou des ébauches à partir de mots et en quelques minutes, c’est plutôt pas mal, n’est-ce pas ?

On valide ce générateur d’image performant et efficace pour créer des images à la hauteur de vos évènements !

Vous avez une idée en tête pour illustrer votre projet ? Décrivez-le à MidJourney, elle s’occupe de créer votre univers visuel selon votre descriptif tout en respectant vos consignes et indications.

Essayez, c’est bluffant, et ça vaut clairement le détour si vous avez besoin d’images artistiques pour créer un évent unique et inoubliable, un bon moyen de vous démarquez facilement.

Quelle que soit la solution utilisée, pensez toujours à l’importance de la qualité du prompt pour obtenir de bons résultats. On vous l’expliquait plus haut, la pertinence des détails fournis à l’IA est co-dépendante de la qualité de production réalisée par l’outil.

Et surtout, n’oubliez pas que les intelligences artificielles sont là pour assister et non pour remplacer, d’où l’importance de vérifier le travail réalisé, et ce pour 3 raisons principales :

1. L’IA n’est pas infaillible, la marge d’erreur existe
2. Votre contenu doit être unique et à votre image
3. Vous êtes l’expert et vous devez valider le travail de l’IA

Et maintenant, on va sur le terrain avec vous en partageant des cas concrets où ces solutions sont utiles et bénéfiques.

Si vous avez l’habitude d’utiliser les traditionnels moteurs de recherches pour récolter des informations, dénicher des lieux, prestataires ou idées, on vous propose de faire la même chose avec l’IA !

Oubliez les heures à scroller pour trouver l’information que vous cherchez, confiez cette mission à une intelligence artificielle qui s’occupe de synthétiser les résultats les plus pertinents.

On vous aide à vous lancer avec une liste non-exhaustive des possibilités qui s’offrent à vous avec simplicité, facilité et rapidité grâce à l’IA :

• Innover grâce aux propositions de l’IA
• Définir le plan de communication de l’évènement
• Créer du contenu adapté aux personnes présentes
• Analyser l’audience pour une création d’évènement
• Concevoir le programme de communication de l’évent
• Dénicher des questions pertinentes pour les participants
• Créer des images et la sonorisation de votre manifestation
• Concevoir le programme de communication autour du projet
• Trouver des idées d’évènements à organiser pour un public cible
• Être assisté dans le choix du lieu idéal selon vos critères et vos facteurs
• Améliorer la gestion/optimisation de votre budget dédié à l’évènement
• Aider les intervenants dans la conception de présentations attractives et attrayantes
• Faciliter la gestion logistique (stocks, planification horaires, tâches administratives, etc.)

Et pour vérifier que tous les signaux sont au vert, téléchargez gratuitement LE guide pour checklist évènementielle pour une organisation de compétition !

On résume ?

À la manière d’un assistant planner, l’IA répond présente pour vous accompagner dans l’organisation d’un évènement, en vous permettant de :

• Gagner du temps
• Booster votre créativité
• Optimiser les coûts du pôle évènementiel
• Simplifier la réalisation de certaines tâches
• Améliorer l’efficacité de vos process de travail
• Offrir une meilleure expérience aux participants

Parce que l’IA ne suffit pas pour marquer les esprits, organisez des évènements ludiques et originaux grâce à nos solutions ! En présentiel, en virtuel ou en hybride, LiveE révolutionne l’évènementiel en entreprise.

Bénéficiez de l’expertise de notre équipe de spécialistes en communication digitale et créez enfin des évènements incontournables qui restent dans les mémoires ! Parlez-nous de votre prochain projet, on se charge de mettre les bons outils à votre disposition.