Pourquoi recourir à la webconférence pendant un événement en présentiel ?
Dispenser un événement professionnel demande une organisation importante. Les salons, les expositions, les réunions et séminaires sont très appréciés et permettent de mettre en lumière des thématiques, des questions d’actualité.
Pour cela, les événements sont proposés en présentiel, afin de permettre aux visiteurs de rencontrer les autres participants et intervenants. Cependant, de plus en plus souvent, les événements sont également retransmis en webconférence, vidéoconférence ou visioconférence. Quelles en sont les raisons, ainsi que les avantages d’un tel dispositif ?
Le modèle hybride gagne du terrain, pour des raisons sanitaires
Depuis la pandémie de Coronavirus, les habitudes dans l’événementiel ont été largement bouleversées. Pour des raisons sanitaires, les événements en présentiel ont été interrompus, puis soumis à de nombreuses restrictions.
L’événementiel est un des secteurs d’activité considéré comme non essentiel. Certains évènements ont ainsi dû être annulés : soit 71% des salons en Ile-de-France en 2020, selon un rapport de l’Assemblée Nationale. Les professionnels du secteur ont donc dû s’adapter, en proposant des solutions alternatives.
En effet, dès 2021 les salons se digitalisent, grâce à la visioconférence et aux solutions de streaming et webconférence. Cela permet de diffuser en ligne les temps forts, les conférences et les événements sans se déplacer, ni se priver de se “réunir”. Il est alors possible de prendre part à des événements qui se tiennent à l’autre bout de la planète.
Utiliser la visioconférence pendant un événement en présentiel pour des raisons RSE
Les entreprises opèrent désormais des changements dans leur fonctionnement afin d’adopter une stratégie plus responsable, vis-à-vis de la société et de l’environnement (RSE).
La pandémie a ainsi permis de repenser l’organisation d’évènements. En effet, le développement des outils informatiques permet aujourd’hui de diffuser en ligne des salons, des conférences, des débats. On parle désormais de Webinar ou de webcast pour les événements suivis en ligne, ou encore d’événement phygital ou événement hybride (terme mêlant physique et digital).
Certains rassemblements doivent tout de même se passer en présentiel, notamment pour les réunions d’équipe ou des soirées avec des clients. Afin d’accompagner les collaborateurs dans l’organisation de leur événement d’entreprise, des agences événementielles proposent des lieux adaptés à leurs formats, selon le lieu, le budget, le nombre de participants des entreprises.
Organiser un événement digital pour toucher plus de personnes
Le digital est un outil puissant pour les entreprises : il permet de toucher des personnes hors de leur périmètre géographique habituel. Pour cela, la webconférence ou la visioconférence dispose de nombreux atouts pour les entreprises qui souhaitent organiser leur événement :
- La visioconférence permet d’être accessible pour des personnes qui ne peuvent pas se déplacer physiquement afin de participer à l’événement.
- Vous réaliserez aussi des économies de temps et d’argent en réduisant les coûts de déplacement et en permettant à des personnes de participer à l’événement sans avoir à quitter leur lieu de travail.
- La webconférence peut améliorer la participation en permettant à des personnes de s’engager plus facilement avec les présentateurs et les autres participants.
- La webconférence peut permettre une diffusion en direct de l’événement à un public plus large, y compris des personnes qui ne peuvent pas être présentes physiquement.
- Elle permet aussi plus de flexibilité afin d’être utilisée pour permettre à des personnes de participer à des événements simultanément, en fonction de leur emploi du temps et de leur localisation.
- Grâce à la puissance des réseaux sociaux, de la communication digitale et des outils de streaming ou de visioconférence, les entreprises peuvent accroître leur audience tout en maîtrisant leur événement.
- Pour finir, certains acteurs voient le digital comme une méthode efficace pour promouvoir leur marque, notamment grâce à la tenue d’événements retransmis sur une plateforme personnalisable, et/ou les réseaux sociaux.
L’équilibre semble idéal pour développer son réseau professionnel, sans perdre l’aspect social de ces rencontres.
Les outils sont de plus en plus performants et permettent aux professionnels de se connecter, d’assister et de participer à toutes les prises de paroles. La qualité de la visioconférence dépend principalement des moyens techniques et de la qualité du réseau utilisés. L’engagement des participants dépendra des fonctionnalités d’interactivité proposées par les plateformes ou vos réseaux sociaux, non seulement en amont mais aussi pendant et après l’événement.
Veillez donc bien à choisir des solutions fiables et performantes, mais aussi de vous appuyer sur une expertise dans le domaine, afin de garantir un événement réussi. Si vous organisez un événement de communication interne, diffusé sur le réseau de l’entreprise, veillez à vous faire accompagner sur ce type de webcast car des complexités existent qui nécessitent une véritable expertise dans ce domaine.
